Drucksache - DS/1518/IV  

Ich frage das Bezirksamt:

1. Wie ist der derzeitige Stand des Auftrags für das Anliegenmanagement, der am 10.01.2014 an die Firma TechTalk aus Wien vergeben wurde. Es wurde ja eine Einführung bis Ende 2014 zugesagt. (DS/1055/IV)
2. Gab es bereits Schulungen mit den entsprechend betroffenen Fachabteilungen des Bezirks?
3. Bis wann glaubt das Bezirksamt, dass das System wirklich eingeführt wird?

Beantwortung: Herr Dr. Beckers

zu Frage 1: Ich werde bei der Frage 1 mal ganz kurz noch was zum Anliegenmanagement sagen, weil ich glaube, viele kennen es nicht. Insofern, sehen Sie es mir nach, für die diejenigen, die es nicht kennen, wenn Sie mehr wissen, nehmen ich mal an, dann .

Der Berliner Senat strebt die weitere Modernisierung und Weiterentwicklung der Verwaltung im Sinne des One Stop City-Gedankens bis zum Jahre 2016 an. In Umsetzung dieses Vorhabens hat der Senat von Berlin das Modernisierungsprogramm "Servicestadt Berlin" beschlossen. Das ist sozusagen der größere Rahmen. Bürgerinnen und Bürgern  soll die Möglichkeit gegeben werden, Meldungen zu Störungen im öffentlichen Raum auf allen Kommunikationswegen, also per E-Mail, Telefon usw., also für den Bürger sichtbare, von ihm zu nutzende Anbindung im Gegensatz zum Back-End-Programm durchzuführen. Dazu gehören u.a. das Bürgertelefon 115, was mitintegriert werden soll, die Briefpost natürlich sowieso, die E-Mail, Fax usw. und alles soll dann über dieses System an das Ordnungsamt übermittelt werden.

Der Zugangskanal für die Kontaktaufnahme kann individuell bestimmt werden und ist über einen Teil der Kanäle ohne zeitliche Einschränkung möglich, also Online und auch per Fax bzw. E-Mail. Dieses Dokument beschreibt dann die Anforderung an ein künftiges Anliegenmanagementsystem, jetzt kommen wir zum Punkt, das nennt sich kurz AMS, welches den 12 bezirklichen Berliner Ordnungsämtern eine durchgängige IT-gestützte Vorgangssachbearbeitung übermittelter Meldungen ermöglichen soll. Und es ist sozusagen wie bei uns, jeder Nachfolger des Merkers, der ja in einigen Bezirken schon existiert und dann auch abgeschafft werden wird zugunsten dieses Anliegenmanagementsystems.

Die Bearbeitung umfasst dann auch die Durchführung statistischer und raumbezogener Analysen. Weiterhin ist die Möglichkeit, die geschaffen werden soll, ein Datenaustausch über Schnittstellen sowie E-Mail mit extern Beteiligten und eine möglichst persönliche, aber analysierte Rückmeldung an den Melder eines Anliegens vorzunehmen.

Jetzt kommen wir zur Firma: Die im Rahmen des Projekt beauftragte Firma TechTalk hat im Laufe des Jahres 2014 die in Auftrag gegebene Software auf der Grundlage der durch Projektteilnehmer, darunter auch künftige Anwender einiger Ordnungsämter,  angegebene Bedarfe erstellt und bislang zwei Prototypen präsentiert. Die Projektleitung liegt beim Landesamt für Bürger und Ordnungsangelegenheiten und die Entscheidungsinstanz, die ja auch sozusagen mehrfach getagt hat, ich war in einer Sitzung auch dabei, allerdings nicht als Mitglied, sondern nur als jemand, der sich informiert hat, was die da eigentlich so machen, im Oktober letzten Jahres, hat einigen Konzepten bisher nicht zugestimmt, da die notwendigen Anlagen, also als Auftrag, die die Firma zu erbringen hatte, nicht vorlagen.

Ein zentrales Problem ist die Bedienbarkeit des Systems, die bislang nicht dazu führt, dass die durchgeführten Tests zu einer Entlastung der Anwender, sprich auf Verwaltungsseite führt. Das heißt, im Augenblick hätten die einen Mehraufwand und das System soll ja auch die Verwaltung entlasten. Vielmehr sind etliche Schritte für eine Bearbeitung und ggf. Weiterleitung erforderlich. Es existieren auch Probleme bei der technischen Realisierung von Schnittstellen zu einigen anderen Datenbank bzw. Programmen, z.B. zum Liegenschaftskataster, zur Polizei und andere. Problematisch ist auch, dass eine Migration von Daten von früher genutzten Systemen bisher nicht erreicht werden konnte. Auch wurden die Module "Einsatzplanung" und "Veranstaltung" des modularen Systems vom Auftragnehmer noch nicht erstellt. Also aufwendig hat sich nicht zuletzt die notwendige Abstimmung mit weiteren Beteiligten wie der Senatskanzlei dem Bürgertelefon 115, was wir ja auch haben, und den Berliner Beauftragten für Informationsfreiheit und Datenschutz erwiesen. Schließlich ist das System noch den Beschäftigtenvertretungen zu präsentieren.

Uns wurde gesagt, vor der Sommerpause würde das System vorliegen. Wir gehen im Augenblick davon aus, dass das System, das ist zu ihrer Frage 3 schon mal vorweg genommen, zum 01.07.2015 funktionieren würde.

zu Frage 2: Bislang ., aufgrund dieser Situation, können Sie sich vorstellen, haben bisher noch keine Schulungen stattgefunden. Vorgesehen ist, dass die Firma TechTalk diese Multiplikatoren-Schulungen durchführt und die Multiplikatoren sollen dann quasi auf der Anwenderseite wiederum die Mitarbeiter im Ordnungsamt schulen. Das ist ein ähnliches System, wie wir es schon mal gehabt haben bei der ., diese alterlichen Ansprechpartner für den EU-Bereich, können Sie sich vielleicht noch dran erinnern, da ist dieses Schulungssystem ähnlich erfolgt.

zu Frage 3: Wenn es in diesem Tempo weitergeht, gehe ich mal davon aus, in der zweiten Jahreshälfte wird es kommen, aber ich kann noch nicht sagen wann. Und dann muss ich auch noch mal hinzufügen, dass ich natürlich ein Problem habe, wenn dieses System eingeführt werden soll und es nicht zu einer Entlastung der Verwaltungsmitarbeiter führt oder zumindest nicht zu einer Belastung führt, weil wir dann in der Tat über Personalressourcen sprechen müssen, denn im Ordnungsamt sehe ich  nicht, dass wir Mitarbeiter für die Pflege dieses Systems zusätzlich zur Verfügung stellen können. Also das ist noch ein Diskussionspunkt, den wir sicherlich noch führen werden, wenn wir das System dann in seiner Endphase kennengelernt haben.