Die Bezirksverordnetenversammlung möge beschließen:
1. Drucksachen und Dokumente werden so bald wie möglich grundsätzlich als durchsuchbares PDF auf den Webseiten des Bezirksamts eingestellt. Bloße Scans von Dokumenten, also reine Bilddateien, die eine Durchsuchung nach Stichworten unmöglich machen, werden nur eingestellt, wenn keine digitale Version eines Dokuments verfügbar ist oder hergestellt werden kann.
2. Das Bezirksamt prüft, ob eine Volltextsuche im Rahmen von Allris möglich ist und informiert den IT-Ausschuss bis zum 01. April 2012 über Möglichkeiten und Kosten.
3. Das BA prüft bis zum 01. April 2012, ob eine direkte Verlinkung von Tagesordnungspunkten in den digitalen Tagesordnungen und Drucksachen in Allris möglich ist.
Begründung:
Auch wenn momentan keine Volltextsuche im Rahmen von Allris möglich ist, ermöglicht das grundsätzliche Einstellen durchsuchbarer PDFs eine spätere Umstellung auf ein System zur Volltextsuche. Daneben erleichtert es das Zitieren und Weiterverarbeiten bezirklicher Dokumente und Drucksachen. Bisher können nur die Titel der Dokumente und Drucksachen ge- und durchsucht werden, was leider weder für BürgerInnen noch für Verordnete eine Auffindbarkeit aller Dokumente zu einem Vorgang sicherstellt.
Durch eine direkte Verlinkung der Drucksachen und behandelten Dokumente in der elektronischen Tagesordnung können BürgerInnen aus der Tagesordnung heraus direkt auf die relevanten Dokumente zugreifen. Auch den Verordneten erleichtert das die Arbeit. Auf dem Weg zum papierlosen Büro und zur Möglichkeit in Sitzungen von Ausschüssen und BVV ohne Ausdrucke zu arbeiten stellt diese Maßnahme einen wichtigen Schritt dar.
Die Bezirksverordnetenversammlung beschließt:
Überweisung: Ausschuss für Bürgerbeteiligung und Transparenz, Verwaltungsmodernisierung und IT, Geschäftsordnung.
BüTra 15.11.2012
Die Bezirksverordnetenversammlung möge beschließen:
Die Drucksache wird als erledigt abgeschlossen.
Die Bezirksverordnetenversammlung beschließt:
Die Drucksache wird als erledigt abgeschlossen.
Leichte Sprache
DGS
